Бывают случаи, когда территориальный орган может делать запросы, чтобы уточнить сведения для регистрации застрахованного лица, или же отказать в ней. Решение об отказе принимается в случае уже существующего счета в системе пенсионного страхования с идентичными данными. В такой ситуации застрахованному лицу необходимо составить заявление по форме, утвержденной Пенсионным фондом РФ, на выдачу дубликата страхового свидетельства. Запросы и решения об отказе должны быть представлены в трехнедельный срок.

Общие правила представления сведений о застрахованных лицах регламентируются ст.8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Случаи, при которых эти сведения обязательно представляются, оговорены в ст. ст.9 и 10 данного Закона.

Страхователь должен представлять в ПФР сведения о работниках, которые приняты по трудовому договору или с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (если на вознаграждения по таким договорам начисляются страховые взносы).

Если физическое лицо самостоятельно уплачивает страховые взносы, то оно самостоятельно представляет информацию в ПФР по месту своей регистрации.

Если застрахованное лицо является безработным, то сведения в ПФР представляют службы занятости населения.

Представление сведений о страховых взносах и страховом стаже регулируется ст.11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Итак, страхователь ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным, о каждом работающем у него застрахованном лице подает следующие сведения:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя и отчество;

3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы;

4) дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы;

5) периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемых особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

6) сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;

7) сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

8) другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии;

9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.

Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, представляет следующие сведения: