В соответствии со статьей 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

К расходам по проезду сотрудников бюджетных организаций к месту командирования и обратно относятся:

– стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов;

– оплата услуг по предварительной продаже (бронированию) и оформлению билетов;

– платежи по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте;

– плата за пользование в поезде постельными принадлежностями;

– стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта. За счет бюджетных средств подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси).

Возмещается только стоимость платежей по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, а стоимость добровольного страхования возмещению не подлежит.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, работникам бюджетного учреждения расходы по проезду возмещаются в размере их минимальной стоимости. Причем данные выплаты не облагаются НДФЛ (подп. 3 ст. 217 НК РФ) и ЕСН (п. 2 ст. 238 НК РФ).

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда. При непредставлении документов, подтверждающих данные расходы, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 30 % от установленной нормы суточных (в настоящее время – 100 руб.) за каждый день нахождения в служебной командировке.

Кроме того, расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещают по фактическим расходам, подтвержденным документами, но не более 550 руб. в сутки. В случае превышения данной суммы, как и в случае проезда к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в служебной командировке, в том числе и за период нахождения в пути. В настоящее время размер суточных составляет 100 руб., выплачиваемых за счет средств федерального бюджета. Однако в соответствии со статьей 168 ТК РФ организация может самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив их в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте. То есть в случае осуществления бюджетным учреждением приносящей доход деятельности, оно может увеличить данную норму суточных на любую сумму, выплачивая ее за счет этих средств. Причем суточные, превышающие 100 руб., не будут облагаться ЕСН и НДФЛ, так как предельный размер суточных, не учитываемый в целях обложения ЕСН и НДФЛ, законодателем не установлен (Решение ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04). Норма возмещения суточных, уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль, установлена в размере 100 руб.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – следующие сутки.

Работодатель не обязан выплачивать работнику суточные, если он ежедневно возвращается из командировки к месту своего постоянного жительства.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции № 62).