Записать хозяйственную операцию на счетах означает отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами. Форма регистров зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации, под которой понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

Учетные регистры подразделяют на книги, карточки и свободные листы (ведомости). В настоящее время распространены учетные регистры в виде магнитных лент, дисков, дискеток, других машинных носителей информации.

В бухгалтерских книгах страницы нумеруют, на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах (кассовой) страницы нумеруют, прошнуровывают шпагатом и скрепляют сургучной печатью. В книге в зависимости от объема учетных записей для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Книги используются для синтетического и аналитического учета.

В отличие от книг карточки из плотной бумаги не скрепляются между собой, их хранят в специальных картотеках. Карточки открываются на год, при открытии их регистрируют в специальном реестре для контроля за их сохранностью. В наши дни карточки являются самым распространенным видом регистров.

Свободные листы, или ведомости, отличаются от карточек тем, что их изготовляют из неплотной бумаги, кроме того, они имеют больший формат. Хранят свободные листы (ведомости) в особых папках-регистраторах, которые заводятся преимущественно на месяц или квартал.

Запись в учетные регистры производится ручным или машинным способами. Вручную операции регистрируют чернилами или шариковой ручкой. Если необходимо иметь несколько экземпляров, записывают через копировальную бумагу.

Машинные записи производятся при использовании вычислительной оргтехники.

Требование к записям в учетных регистрах – они должны быть краткими, четкими, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются составлением оборотных ведомостей или другим способом.

Надо учитывать, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив предприятия.

Ошибки в учетных регистрах исправляют корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

К корректурному способу исправления ошибок прибегают в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Его сущность в следующем: ошибочный текст (цифра) зачеркивается и над зачеркнутым пишется правильный текст. Зачеркивают тонкой линией, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. (Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре.) Исправление ошибки оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, удостоверивших документ, а в учетных регистрах подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, делая запись «исправлено» и далее – правильный текст или сумму.

Исправление способом дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и ошибочной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Пример: подотчетному лицу выдали 10 000 руб., а записали 5 000 руб. Тогда на разность между этими суммами составляют дополнительную проводку.

Способ «красное сторно» применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Суть этого способа состоит в том, что сначала ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. А при подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не плюсуются, а вычитаются. Так неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, но уже с правильной корреспонденцией счетов, и записывается в регистры обычными чернилами.