Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

Правила заполнения первичных документов содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105. В п. 2.8 указанного Положения содержатся требования о том, что записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Для целей налогообложения прибыли в соответствии со ст. 313 НК РФ организация должна самостоятельно разработать регистры налогового учета амортизируемых основных средств.

В том случае, когда бухгалтерский и налоговый учет основных средств ведется в организации таким образом, что данные бухгалтерского учета полностью совпадают с данными налогового учета, у налогоплательщика нет необходимости вести отдельные регистры налогового учета основных средств. Для целей налогового учета можно использовать данные, содержащиеся в инвентарной карточке (книге) (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б), применяемой для целей бухгалтерского учета. При этом для соблюдения требований ст. 313 НК РФ факт использования инвентарной карточки (книги) для целей ведения налогового учета амортизируемых основных средств должен быть отражен как элемент учетной политики организации для целей налогообложения.

Если же специфика деятельности организации приводит к тому, что данные бухгалтерского и налогового учета амортизируемого имущества расходятся, то в этом случае необходимо разработать специальные регистры для налогового учета основных средств.

Для этого можно, например, использовать форму инвентарной карточки (ОС-6), добавив в нее дополнительные реквизиты для отражения данных налогового учета. В этом случае в бухгалтерии на каждый объект будет заводиться единая инвентарная карточка, которая будет одновременно служить документом и бухгалтерского, и налогового учета.

Можно пойти и по другому пути: разработать для целей ведения налогового учета отдельный регистр налогового учета объектов основных средств. Для этого можно воспользоваться рекомендациями МНС России либо разработать соответствующий регистр самостоятельно.

В регистре налогового учета основных средств должна найти свое отражение как минимум следующая информация:

– наименование объекта, его инвентарный номер;

– дата приобретения;