Как упоминалось выше, Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли допускают оприходование товара по счету и счету-фактуре.

Счет-фактура (форма 868а) выписывается при наличии большого перечня товаров. Второй документ, упоминаемый в Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, это счет (форма 868). По содержанию он должен быть аналогичен счету-фактуре. Счет является основанием для оплаты товаров.

Однако на практике при приеме товара чаще всего используются именно товарные и товарно-транспортные накладные, в том числе накладная формы Торг-12. Использование остальных вышеуказанных документов рекомендуется только в случаях, когда сопровождение товара товарной накладной не представляется возможным, например при междугородней доставке товаров.

Как уже говорилось, накладная заверяется подписями материально ответственных лиц с обеих сторон и круглыми печатями. Если прием товара осуществляется не на складе покупателя, доверенное лицо покупателя должно при получении товара предъявить документ, удостоверяющий личность, и доверенность на получение товара. В этом случае реквизиты доверенности заносятся в накладную, а сама доверенность прикладывается к экземпляру накладной поставщика и хранится вместе с ней. При невыполнении этих требований операция отгрузки и приемки товара не считается должным образом оформленной и может быть опротестована.

Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества товара при поступлении на склад покупателя осуществляется путем внешнего осмотра и подсчета. Если при приемке товара обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в товаросопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений в первичные документы.

Исправления подтверждаются подписями материально-ответственных лиц поставщика и покупателя, причем ответственным лицом от покупателя выступает сотрудник, непосредственно принимающий товар, а от продавца (если сотрудник, выписывавший накладную, не сопровождает груз) – экспедитор или другое лицо, сопровождающее товар до склада покупателя.

Поступивший товар приходуется на счет 41 «Товары», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи. Торговые организации на счете 41 учитывают также тару (как покупную, так и собственного производства). Тара, служащая для хозяйственных (производственных) нужд самого предприятия, учитывается либо на счете 01 «Основные средства», либо на счете 10 «Материалы».

Если торговая организация принимает товары на ответственное хранение, они должны учитываться на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Комиссионные товары учитываются на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию».

К счету 41 действующий План счетов бухгалтерского учета рекомендует:

1) субсчет 1 «Товары на складах»;

2) субсчет 2 «Товары в розничной торговле»;

3) субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя»;

4) субсчет 4 «Покупные изделия».

При необходимости исходя из специфики своей деятельности организация может открывать и другие субсчета.

Если товар поступает непосредственно в розничную торговлю, например, если торговая организация небольшая и состоит из одного розничного магазина, разделение на рекомендуемые субсчета 41.1 и 41.2 обычно не производится.

Поступление товара отражается по дебету счета 41, а его выбытие – по кредиту счета 41.

Счет 41 «Товары» корреспондирует со следующими счетами (табл. 1).

Таблица 1

Товары (а также тара), поступившие на склад организации, отражаются по дебету 41 счета в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по стоимости их приобретения. Некоторые предприятия розничной торговли ведут учет товара по продажным ценам, а не по покупным. В этом случае при поступлении товара одновременно с записью дебет счета 41 и кредит счета 60 делается запись по дебету счета 41 и кредиту счета 42 «Торговая наценка» на разницу между покупной стоимостью товара и его стоимостью по продажным ценам.

При признании выручки от продажи в бухгалтерском учете предприятия стоимость товара списывается с кредита счета 41 в дебет счета 90 «Продажи». В случаях, когда выручка от продажи товара не может быть признана в бухгалтерском учете сразу, до момента ее признания товары списываются с кредита счета 41 в дебет счета 45 «Товары отгруженные».