Фонд социального страхования Российской Федерации обеспечивает изготовление бланков листков нетрудоспособности, получая их от предприятия-изготовителя.

Региональные отделения Фонда поквартально на основании отчетов – заявок выделяют бланки листков нетрудоспособности органам управления здравоохранением субъектов Российской Федерации для обеспечения медицинских организаций.

Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется по накладным в двух экземплярах, один из которых (первый) передается органу управления здравоохранением, второй – остается в региональном отделении Фонда. Оплата транспортных расходов ложится на получателя бланков.

По той же схеме бланки листков нетрудоспособности отпускаются органом управления здравоохранением медицинским организациям.

Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях превышающий квартальную норму потребности.

Бланки листков нетрудоспособности – это документы строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.

Бухгалтерия Региональных отделения Фонда, органов управления здравоохранением и медицинских организации ведет количественный учет бланков листков нетрудоспособности на забалансовом счете.

Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной Фондом в специальных Книгах прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности, Книге расхода бланков листков нетрудоспособности, Книге получения бланков листков нетрудоспособности, Книге распределения бланков листков нетрудоспособности

Не реже одного раза в квартал делается сверка данных в соответствующих книгах.

Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы, и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным по приказу руководителя, за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

Выдаются бланки ответственному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенной круглой печатью).

На основании приказа руководителя медицинской организации лечащие врачи получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица и при получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.

Также в медицинских организациях ведут учет бланков в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности. По ним же сдается отчет в вышестоящую организацию. Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях – фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Корешки бланков листков нетрудоспособности, испорченные бланки хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются по решению комиссии в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек или Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.