Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки.

В Законе № 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, однако это разъяснено в письме Минфина России 5 января 2004 г. № 16-00-17/2.

Согласно этому Письму, на выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие реквизиты:

– наименование организации (фамилия индивидуального предпринимателя);

– ИНН налогоплательщика;

– заводской номер кассового аппарата;

– порядковый номер чека;

– дата и время покупки;

– стоимость покупки;

– признак фискального режима.

Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например: сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр и фамилия кассира и т. д. Эти данные не обязательны, но свидетельствуют о сервисе магазина и могут помочь бухгалтеру в налаживании аналитического учета и установлении фактов недостач в кассе.

На выдаваемом покупателям чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей их применения.

Кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа. На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должна прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение товара для производственных целей, во-вторых, позволяют оприходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.

При приобретении товаров в организациях розничной торговли юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право на налоговый вычет НДС при наличии счетов-фактур и кассовых чеков с выделенной суммой НДС. При этом в строке 5 счета-фактуры должен быть указан порядковый номер чека и дата покупки.

В соответствии с п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (лент контрольно-кассовых машин, бланков строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения). Согласно вышеизложенной норме продавец должен регистрировать в книге продаж показания лент ККМ и бланков строгой отчетности в части, относящейся к реализации товаров (работ, услуг), осуществляемой в случаях, предусмотренных НК РФ, без выставления счетов-фактур. При выставлении счетов-фактур продавец регистрирует в книге продаж указанные счета-фактуры. При этом показания лент ККМ, соответствующие вышеуказанным счетам-фактурам, в книге продаж не регистрируются (письмо МНС РФ от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ 268.)

Предположим, организация расплатилась с фирмой-поставщиком наличными. Поставщик выписал квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру, а кассовый чек не выбил. Заявил, что у них нет пока кассового аппарата. Можно ли в этом случае принять к вычету НДС?

В письме Минфина РФ от 17 июня 2004 г. № 03-03-11/100 разъяснено, что на основании статьи 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), а также документов, подтверждающих фактическую уплату сумм этого налога.

Учитывая изложенное, суммы НДС, уплаченные при приобретении товаров за наличный расчет, могут быть приняты к вычету при наличии счета-фактуры, оформленного в установленном порядке, и кассового чека как документа, подтверждающего факт оплаты налога.