Как правило, в налоговом органе установлены определенные дни для подачи и получения документов, фискализации аппарата. Сначала проводится фискализация новой контрольно-кассовой машины, ведь кассовый аппарат приобретается в нерабочем (нефискальном) режиме, т. е. счетчик, который суммирует дневную выручку, еще не включен. Если вы купили подержанную ККМ, процедуру фискализации пройти также придется.

Фискализация заключается в следующем. Специалист ЦТО вводит в память кассового аппарата его заводской номер, программирует наименование предприятия-владельца и его ИНН. Затем налоговый инспектор устанавливает цифровой пароль, который защищает фискальную память от взлома. Этот пароль известен только налоговику. Потом специалист ЦТО опечатывает машину, ставя свою пломбу. Дату опломбирования и сведения оттиска клейма записывают в журнал формы № КМ-8. После этого в техническом паспорте ККМ в разделе «Ввод в эксплуатацию» специалист ЦТО расписывается и указывает номер своего удостоверения.

Далее начинаются испытания кассовой машины. Пробивается условная сумма и проверяется правильность отражения реквизитов на чеке. Налоговый инспектор вводит секретный пароль и снимает пробный отчет фискальной памяти.

По окончании фискализации налоговый инспектор присваивает ККМ номер и делает запись в книге учета контрольно-кассовых машин организаций, которую ведут налоговые органы. Налоговый инспектор визирует журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), ставит в нем печать налоговой инспекции и записывает дату фискализации. Затем налоговый инспектор заполняет карточку регистрации ККМ и визирует ее у руководителя налогового органа. Эта карточка должна находиться там, где установлена кассовая машина.

В карточке регистрации указывается адрес, по которому будет установлена контрольно-кассовая машина. Если у предпринимателя несколько магазинов (кафе, мастерских и пр.), то может появиться необходимость переставить ККМ в другую точку. Это можно делать, только предварительно уведомив налоговый орган. Налоговый инспектор сделает запись в своем журнале и внесет изменения в карточку регистрации. В противном случае организация будет привлечена к ответственности.

Если приобретен резервный аппарат, который планируется использовать на время ремонта используемых ККМ, об этом нужно заранее предупредить налогового инспектора, который внесет соответствующую запись в карточку регистрации. Это позволит использовать резервный аппарат в любом магазине (или любой другой точке), принадлежащем организации.

Для снижения сумм налогов на сумму, уплаченную за ККМ, важным критериям выступает вид деятельности организации. Если касса используется только в деятельности, облагаемой НДС, то малое предприятие вправе принять к вычету весь налог. При этом должны быть выполнены все стандартные условия: введен аппарат в эксплуатацию, получена счет-фактура, где сумма налога вынесена в отдельную строку, – только в этом случае «входной» НДС можно принять к вычету.

Если магазин торгует и в розницу, и оптом, а розничная торговля переведена на уплату налога на вмененный доход, то ККМ используют как в деятельности облагаемой, так и не облагаемой НДС.