Оформление поступления материальных ценностей.

Сырье и материалы поступают:

– от поставщиков или подотчетных лиц, которые закупили материалы за наличный расчет;

– от списания пришедших в негодность основных средств и МБП;

– могут быть собственного производства.

Поступающие материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает расчетные и другие сопроводительные документы:

– платежное требование в двух экземплярах (один – покупателю, другой – в банк);

– товарно-транспортные накладные;

– квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, направляют в бухгалтерию для проверки правильности оформления, после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий и делают отметку о полном или частичном акцепте. В обязанности отдела снабжения, кроме того, входит контроль за поступлением грузов и их розыск. Чтобы вести эту работу, в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. Проверенные платежные требования отдел снабжения передает в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает прибывшие материалы по количеству мест и массе. При появлении сомнений в сохранности груза, экспедитор может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи (мест или массы), повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

При получении материалов со склада иногородних поставщиков экспедитор берет наряд и доверенность. В этих документах дается перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит количественную и качественную приемку. Принятые материалы экспедитор доставляет на склад и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые материалы кладовщик оформляет приходными ордерами (однострочным или многострочным). Однострочный ордер составляют только на один вид материала, в многострочном записывают все принятые материалы. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материалы приходуются в соответствующих единицах измерения – весовых, объемных, линейных, счетом. Если материалы поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то их учитывают одновременно в двух единицах измерения.

Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, принимает материалы комиссия и оформляет акт о приемке, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии обязательно приглашают представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Аналогичный акт составляется и при приемке материалов, поступивших без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

При перевозке материалов автотранспортом в качестве первичного документа используют товарно-транспортную накладную, которую грузоотправитель составляет в 4-х экз. Первый экземпляр служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй – для оприходования материалов получателем, третий – для расчетов с автотранспортной организацией (является приложением к счету на оплату перевозки ценностей), четвертый – для учета транспортировки и прилагается к путевому листу.

Материалы собственного изготовления, отходы производства, материалы, оставшиеся от ликвидации основных средств, и т. п. при поступлении на склад оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов. Накладные выписывают цехи-сдатчики в 2-х экз. Один служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад, где используется в качестве приходного документа.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом. В этом документе подотчетное лицо излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены. В акте (справке) отражают также данные паспорта продавца товара. Этот акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.