Бухгалтерские проводки составляют на документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на специальных бланках – мемориальных ордерах.

Мемориальный ордер – это документ, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Для упрощения записей каждому счету присваивается определенный номер (шифр) и при составлении бухгалтерских проводок указывают не наименование счета, а его номер.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции регистрируются двумя способами.

В журналы хозяйственных операций ведется хронологическая запись хозяйственных операций в последовательности их совершения и документального оформления независимо от содержания. Систематическая запись заключается в регистрации хозяйственных операций в соответствии с их содержанием на счетах бухгалтерского учета. Эта регистрация ведется методом двойной записи. Сумма оборотов по дебету всех счетов за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов и одновременно общей сумме по журналу хозяйственных операций. Такая двойная регистрация хозяйственных операций позволяет контролировать правильность записи.

Данные о хозяйственной деятельности необходимо сгруппировать.

Для обобщенной группировки используются синтетические счета . Такой счет объединяет данные о средствах или об их источниках с каким-либо одним общим признаком, при этом по другим признакам они могут существенно различаться. Так, на синтетическом счете «Материалы» учитываются средства, которые объединены тем, что они являются предметами труда, предназначенными для использования в производстве, или для хозяйственных нужд. В данном случае не имеет значения то, что эти средства могут существенно различаться по своей природе и роли в производстве, что они измеряются с помощью различных натуральных измерителей. Обязательное условие – учет на синтетических счетах ведется только в денежном выражении. Данные синтетического учета используются при составлении отчетности, в т. ч. баланса.

Форма синтетических счетов не зависит от характера информации, поэтому по форме все синтетические счета одинаковы.

Для проверки правильности записей по синтетическим счетам составляется свод оборотов и сальдо, который называют оборотным балансом .

Для оперативного управления предприятием, контроля за сохранностью собственности, учета затрат на производство, расчетов с бюджетом, организациями и работниками предприятия обобщенного учета недостаточно. Для этого необходимы более подробные сведения. С этой целью в дополнение к синтетическим счетам открываются аналитические счета по каждому элементу синтетического счета в отдельности. Например, к синтетическому счету «Расчеты с поставщиками» открываются аналитические счета по каждому поставщику предприятия и т. д. по всем счетам.

Учет, осуществляемый по аналитическим счетам, называется аналитическим . Его ведут в количественном и стоимостном выражении, а для проверки правильности записей по аналитическим счетам составляют свод оборотов и сальдо, называемый оборотной ведомостью .

В оборотной ведомости по синтетическим счетам по итогу должно быть три равенства: равенство остатков на начало отчетного периода по дебету и кредиту; равенство оборотов по дебету и кредиту; равенство остатков на конец отчетного периода по дебету и кредиту.

Первое равенство обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает сумму всех средств предприятия на начало отчетного периода, а итог по кредиту – сумму источников этих средств. Другими словами, они отражают баланс предприятия на начало отчетного периода.