В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон N 129-ФЗ) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 (далее – приказ N 49).

Для целей проведения инвентаризации к имуществу относятся: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, материально-производственные запасы, готовая продукция, товары, денежные средства, прочие запасы и прочие финансовые активы.

Инвентаризации подлежит как принадлежащее организации имущество, так и находящееся на ответственном хранении, в аренде и т. п.

Для проведения инвентаризаций в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем.

По итогам инвентаризации оформляются инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, в которых указываются сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств.

Если выявляются расхождения между данными инвентаризационных описей и данными учета, то необходимо составить сличительную ведомость, в которой отражаются недостачи и излишки. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Пункт 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н, определяет порядок отражения на счетах бухгалтерского учета выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Необходимо обратить внимание, что естественная убыль в пределах норм определяется только после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.

В соответствии с Планом счетов для отражения недостач предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По дебету счета 94 отражаются:

– по недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям – фактическая себестоимость;

– по недостающим или полностью испорченным основным средствам – остаточная стоимость;

– по частично испорченным материальным ценностям – сумма определившихся потерь.

Рассмотрим особенности инвентаризации отдельных видов ценностей и обязательств.

В соответствии с приказом N 49 инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. В ходе инвентаризации необходимо сравнить не только фактическое наличие этих объектов, но и также соответствие технической документации по ним данным бухгалтерского учета. Например, к зданию была произведена надстройка еще одного этажа, но в бухгалтерском учете увеличение балансовой стоимости не отражено. В такой ситуации комиссия должна по соответствующим документам определить сумму увеличения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. В бухгалтерском учете на эту сумму необходимо оформить запись по дебету счета 01, кредиту счета 91 на сумму произведенных капитальных вложений. При инвентаризации объектов основных средств используется инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1).