Контроль над правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей независимо от того, возникла эта недостача в силу его умышленных действий или в результате небрежного выполнения своих обязанностей. Однако при заключении договора о полной материальной ответственности оговариваются обязанности не только материально ответственного лица, но и администрации предприятия. Администрация обязана создать условия для надлежащего выполнения материально ответственным лицом требований по сохранности документов и материальных ценностей. Например, если администрация не предоставила кассиру сейф для хранения наличных денежных средств и документов и доступ к материальным ценностям практически имеет еще кто-либо, кроме него, он может оспаривать свою ответственность за выявленную недостачу в установленном законодательством порядке.

Сумма денежной наличности, хранящейся в кассе предприятия, строго ограничена. Это ограничение устанавливается лимитом остатка денежных средств в кассе (лимит остатка кассы). Лимит устанавливается банком, в котором обслуживается предприятие по согласованию с руководством предприятия. Лимит устанавливается ежегодно на основании представленных в банк расчетов. При необходимости на основании письма, составленного в произвольной форме от имени руководства предприятия, лимит может быть пересмотрен также и в течение года. В письме должны быть указаны причины, на основании которых предприятие хочет изменить лимит. К нему прилагается новый расчет на установление лимита. Если организация имеет несколько счетов в разных банках, она может сама выбрать банк, который установит лимит остатка кассы, и после его установления уведомить о его размере в письменной форме другие банки. Хранение в кассе денежных средств сверх лимита допускается только в том случае, если сверхлимитные деньги предназначены на выплату заработной платы и пособий. Но и в этом случает превышение лимита остатка кассы допустимо не более чем в течение 3 (а для районов Крайнего Севера 5) рабочих дней. Сумма штрафа, налагаемого на организацию за превышение лимита, составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, штраф может быть наложен и непосредственно на руководителя предприятия. В этом случае сумма штрафа колеблется от 4 000 до 5 000 руб. В случае если лимит кассы не был своевременно согласован с банком, он признается равным нулю. Порядок ведения кассовых операций предусматривает использование наличной выручки предприятием только по согласованию с банком. Использование выручки допускается (после согласования) на оплату труда и выплату социальных льгот (пособий), а также на «…закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения». Правда, в отличие от нарушения лимита остатка денежных средств в кассе наказание за нарушение этого положения не предусматривается.

Одним из способов избежать нарушения по лимиту остатка кассы является выдача денежных средств под отчет. Это способ достаточно распространенный, тем более что сумму денежных средств, выдаваемых сотруднику под отчет, законодательство не ограничивает. Следует только помнить, что под отчет можно выдать деньги только сотруднику, полностью отчитавшемуся за ранее выданные суммы.

В бухгалтерском учете предприятие использует счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» по необходимости. Для торговых организаций использование этого субсчета становится актуальным, если оно, допустим, обеспечивает своих сотрудников проездными билетами на транспорт для выполнения работ, требующих поездок по городу, или талонами на бензин для тех же целей, а также направляет своих сотрудников в командировки, заранее приобретая билеты. В сущности, счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» заменил исключенный из нового плана счетов ранее действовавший счет 56 «Денежные документы». Почему нельзя приобретенные денежные документы сразу списать на затраты предприятия, зачем сначала учитывать их на счет 50 «Касса» субсчете 3 «Денежные документы»? Если торговое предприятие приобретает проездные билеты на месяц для своих менеджеров по закупкам, оно оплачивает билет сразу, т. е. тратит на него средства. Использование же этих средств будет осуществляться не сразу, а в течение месяца. А заранее приобретенный железнодорожный билет для командированного сотрудника может быть в силу изменившихся обстоятельств возвращен обратно. Поэтому стоимость таких документов можно списать лишь после их использования.

Приобретенные денежные документы хранятся в кассе предприятия и материальную ответственность за них, так же как и за наличные деньги, несет кассир. Если в течение дня имело место движение денежных документов, он составляет отчет, в котором указывает, сколько документов выбыло и сколько поступило. Данные отчета заносятся в книгу учета денежных документов.

В заключение можно привести корреспонденцию счетов и типовые проводки по счету 50 «Касса».