В торговых организациях инвентаризация проводится методом натуральной проверки, т. е. путем подсчета фактического количества товаров, взвешивания и обмера (в зависимости от специфики товара). В отдельных случаях можно использовать метод натуральной проверки, который можно комбинировать с методом документальной проверки.

В частности, если какое-то количество товара хранится на складе в неповрежденной упаковке поставщика, его количество и номенклатура определяются на основании документов поставки, подтверждающих эти данные по каждой упаковке. При этом количество товара в открытой упаковке определяется путем непосредственного подсчета.

Данные о фактическом количестве товара заносятся в инвентаризационные описи (акты), составленные по унифицированным или утвержденным торговой организацией формам. К инвентаризационным описям прилагаются при необходимости акты обмеров, ведомости отвесов и другие документы, подтверждающие количество товара.

В случае если инвентаризация проводится в течение нескольких дней (например, на складе с большим объемом хранящегося товара), то с момента ухода инвентаризационной комиссии помещение должно быть опечатано до момента продолжения работ по инвентаризации. Излишне говорить, что движение товаров на объекте во время инвентаризации должно быть остановлено (например, отпуск товара со склада, на котором проводится инвентаризация, не допускается даже в том случае, если товар, который требуется отгрузить, уже посчитан и данные занесены в инвентарную опись).

На предприятиях, где складской учет автоматизирован и введены штрихкоды на товар, инвентаризацию рекомендуется проводить с использованием сканера. В этом случае данные о фактическом наличии товаров вносятся в инвентаризационную опись непосредственно со сканера. Особенно удобно использование сканера при партионном учете товаров. При инвентаризации, продолжающейся в течение нескольких дней, данные со сканера желательно переносить в инвентаризационную ведомость по окончании каждого этапа инвентаризации (рабочего дня).

В состав инвентаризационной комиссии обязательно включается материально ответственное лицо (лица), отвечающие за товары на инвентаризируемом объекте. При этом следует иметь в виду, что вносить данные в инвентаризационную ведомость только со слов материально ответственного лица категорически запрещено.

По окончании инвентаризации описи (акты, ведомости) и прилагаемые к ним документы, оформленные должным образом и подписанные членами инвентаризационной комиссии, передаются в бухгалтерию предприятия. Если возникла необходимость внести в инвентаризационную опись исправления, они оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризация проводится на основании правил, определенных «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49). Следует учитывать, что правила, отраженные в «Методических указаниях…», следует применять в части, не противоречащей положениям законодательных и нормативных актов, введенных в действие после вступления в силу Приказа № 49.

В частности, постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены новые типовые формы первичной документации по учету результатов инвентаризации, введенные в действие с 1 января 1999 г. Соответственно формы документов, содержащиеся в приложении к «Методическим указаниям…», с 1 января 1999 г. не применяются.

Для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (товаров) применяются сличительные ведомости, которые служат для отражения расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии предприятия, а второй передается материально ответственному лицу (лицам).