На практике организации-покупатели при постоянном сотрудничестве с определенным поставщиком нередко выдают доверенность не формы № М-2а, а произвольной формы, сроком на год. При соблюдении обязательных требований к составлению доверенностей выдача такой долгосрочной доверенности не является нарушением.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, который выдается на руки доверенному лицу – сотруднику предприятия. Доверенное лицо при получении доверенности должно в свою очередь, расписаться в получении доверенности, либо в журнале учета, либо на корешке доверенности при использовании формы № М-2. В тексте доверенности на соответствующей строке также должна стоять его подпись. После этого доверенность заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера (о ее необходимости мы тоже говорили выше) и печатью предприятия.

Поставщик может при передаче товара потребовать от представителя покупателя не только доверенность, но и документ, удостоверяющий личность. Это требование является вполне оправданным, так как поставщик должен, естественно, быть уверен, что передает материальные ценности именно доверенному лицу покупателя. Поставщику наряду с доверенностью могут быть также предъявлены и другие документы (например, копия счета и платежного поручения на оплату товара). При предъявлении этих документов их реквизиты указываются в доверенности в строке «Наименование, номер и дата документа».

Вместе с товаром представитель покупателя получает также и товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру и т. д.). При использовании формы доверенности № М-2 реквизиты этих документов указываются в соответствующей строке корешка доверенности («Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»). При использовании других форм доверенности реквизиты товаросопроводительных документов в регистрационном журнале не указываются. Документы, подтверждающие выполнение поручения (товаросопроводительные документы), должны быть представлены в бухгалтерию доверенным лицом не позднее следующего дня после получения товарно-материальных ценностей, причем это требование должно выполняться независимо от того, принят товар по доверенности в полном объеме или частично (т. е. получение производится в течение нескольких дней).

Если по каким-либо причинам сотрудник организации не получил товар, на который была выписана доверенность, то на следующий день по истечении срока ее действия он обязан сдать доверенность в бухгалтерию, где она будет храниться до конца текущего календарного года. Неиспользованная доверенность формы № М-2 может быть подшита непосредственно к своему корешку, а при возврате доверенностей, выдача которых регистрируется в журнале, в нем делается отметка «Не использовано».

Что представляет собой журнал учета доверенностей? Листы журнала должны быть заранее пронумерованы и прошнурованы. Журнал учета, как и корешки доверенностей, и сами бланки доверенностей, хранятся у сотрудника, ответственного за выдачу доверенностей.

Доверенности утвержденных форм содержат все реквизиты, необходимые для того, чтобы документ был признан действительным. Если доверенность составляется в произвольной форме, она обязательно должна включать в себя дату составления, реквизиты представителя (паспортные данные и должность) и организации, выдавшей доверенность. Необходимо также указывать действия доверенного лица, на которые выдана доверенность.

Особо следует отметить такой реквизит, как дата составления доверенности. В доверенности может быть не указан срок ее действия, и это не послужит поводом для признания ее недействительной, так как максимальные сроки действия доверенностей установлены законодательно. Но доверенность, в которой не указана дата ее составления, по закону признается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Хотелось бы также обратить внимание бухгалтеров, ответственных за выдачу доверенностей, на необходимость заполнения обратной стороны типовых доверенностей (перечень материальных ценностей, их количество). На практике, к сожалению, эти графы часто остаются незаполненными. Это, безусловно, является нарушением требований к заполнению доверенностей, ведь в этом случае вы выдаете доверенность, практически не указывая, что именно вы доверяете сотруднику, т. е. каковы границы его ответственности.

Если сотрудник, на которого выписана долгосрочная доверенность, увольняется из организации до истечения срока ее действия, следует предупредить в письменном виде поставщика, у которого эта доверенность хранится, о прекращении ее действия. Вообще же действие доверенности согласно ст. 188 ГК РФ прекращается в случаях: