Как уже говорилось выше, прием товара на складе покупателя осуществляется на основании товаросопроводительных документов. На момент получения товара товаросопроводительный документ (для удобства будем считать, что таким документом является накладная) должен быть подписан материально ответственным лицом, производившим отпуск товара, и заверен печатью поставщика. Материально ответственное лицо от покупателя проверяет соответствие фактически полученного товара и информации, указанной в накладной. Проверяются количество товара, его номенклатура и качество. Что касается количества и качества товара, проверяется отсутствие расхождений, которые могут быть выявлены при внешнем осмотре. Так, если товар поступил в запечатанной упаковке, не считается обязательным вскрывать упаковку для проверки товара в момент получения товара. Достаточно убедиться в отсутствии повреждений тары и соответствии количества товарных мест (упаковок), указанному в накладной. После проверки соответствия фактического и указанного в накладной количества товара, а также отсутствия внешних повреждений материально ответственное лицо от покупателя заверяет накладную своей подписью и печатью предприятия. При приемке товаров следует также обращать внимание на сроки годности товара (в случае, если они указаны на упаковке) и наличие документов, необходимых согласно законодательству для продажи данного товара (сертификатов, технических документации, инструкций и т. п.). Необходимо помнить, что при продаже товаров, например подлежащих обязательной сертификации, без соответствующих сертификатов ответственность за это ляжет на продавца, даже если соответствующие документы должны были быть, но не были представлены поставщиком. А получить необходимые документы после того, как покупатель уже подписал накладную и принял товар, бывает очень сложно, особенно если договор с поставщиком разовый и долгосрочное сотрудничество не планируется.

Если во время приемки товара обнаружены какие-либо расхождения между фактической и заявленной поставкой, они должны быть немедленно отражены в обоих экземплярах накладной и заверены подписями материально ответственных лиц поставщика и покупателя. Напоминаем, что исправления должны делаться внятно и читаемо, исправляемый текст или цифра должны быть зачеркнуты и сверху (рядом) сделана правильная запись.

Хотелось бы предостеречь торговые организации, выступающие в качестве покупателей, от «джентльменских соглашений». К сожалению, иногда практикуется такая схема – обнаружены какие-то расхождения между накладной и фактической поставкой, и поставщик предлагает либо довезти недопоставленный товар, либо привезти другую накладную, соответствующую фактически принятому товару. Между небольшими, постоянно сотрудничающими организациями, находящимися в одном городе, такие ситуации бывают.

Хотелось бы напомнить материально ответственным лицам, что документооборот должен соответствовать фактическому положению дел. Что нужно делать, если товар, фактически не поступивший на склад, оприходован под честное слово поставщика, а недостающую его часть по каким-то причинам так и не привезли? Надо выплачивать недостачу из своего кармана, невзирая на то что этого товара на складе на самом деле никогда не было и существовал он только на бумаге.

Но недостатки, связанные с количеством или качеством, могут быть обнаружены и после приемки товара. Это внутритарные расхождения, которые не могут быть обнаружены при внешнем, даже очень тщательном осмотре. В договоре поставки, как правило, оговариваются сроки внутритарной приемки товара и сроки предъявления претензий по ней. В законодательстве обычно используется термин «разумные сроки».

Итак, при обнаружении недостачи или дефекта товара, которые не могли быть обнаружен визуально при первичном приеме товара, покупатель обязан незамедлительно известить об этом продавца (лучше всего использовать факс, так как это достаточно быстрый способ и при необходимости может служить доказательством того, что покупатель действительно известил поставщика).

Поставщик должен прислать на склад покупателя своего представителя. Представители покупателя и поставщика составляют акт об обнаружении недостачи (или обнаружении дефекта, нарушении товарного вида).

Если в разумные сроки (обычно это 1 или 2 дня при условии, что оба контрагента находятся в одном городе либо в пределах досягаемости) после того, как покупатель уведомил поставщика о возникновении расхождений по количеству или качеству товара при внутритарной приемке, поставщик не прислал своего ответственного представителя, соответствующий акт может быть составлен и подписан в одностороннем порядке без участия представителя поставщика. Покупатель имеет также право привлечь при составлении акта о расхождениях по количеству и качеству товара третью незаинтересованную сторону (независимых экспертов).