Управленческие расходы организации должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Поэтому организация должна иметь договор на оказание услуг по управлению и иные документы, подтверждающие произведенные расходы. В качестве документов, подтверждающих фактическую оплату услуг, могут выступать платежное поручение, расходный кассовый ордер, квитанция.

Арбитражные суды отмечают, что НК РФ не установлен перечень первичных документов, подлежащих оформлению при совершении налогоплательщиком тех или иных хозяйственных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению (заполнению). При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей налогообложения прибыли необходимо исходить из того, подтверждаются документами, имеющимися у налогоплательщика, произведенные им расходы или нет.

Иными словами, условием для включения затрат в расходы для целей налогообложения является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. При этом должны учитываться представленные налогоплательщиком доказательства, подтверждающие фактические затраты в конкретной сумме, которые подлежат правовой оценке в совокупности (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.06.2007 по делу № А13-2552/2006-15).

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14.05.2007 по делу № А42-4488/2006 отмечалось, что понесенные обществом управленческие расходы подтверждались следующими документами: договором; актами приемки-сдачи выполненных работ; платежными поручениями; представленными налогоплательщиком информацией о работе финансово-экономического управления; перечнем договорной документации, прошедшей согласование в управляющей компании.

Не имея документального подтверждения расходов на управление, организация не имеет права учитывать их при налогообложении прибыли (постановление ФАС Поволжского округа от 15.05.2007 по делу № А65-24256/06).

Пример.

Налоговый орган провел выездную налоговую проверку ООО. По итогам проверки налоговый орган привлек общество к налоговой ответственности и доначислил налог на прибыль и пени.

Общество обжаловало решение налогового органа в судебном порядке.

Но арбитражный суд поддержал позицию налогового органа. Поясним почему.

В ходе судебного разбирательства выяснилось, что ООО (управляемая компания) и ЗАО (управляющая компания) заключили договор, предметом которого является повышение эффективности деятельности ООО, управляемая компания передавала, а управляющая организация принимала на себя полномочия единоличного исполнительного органа управляемой организации.

Вознаграждение по управлению определялось сторонами независимо от полученной прибыли организации.

Документальная подтвержденность расходов подразумевала наличие у налогоплательщика документов, доказывающих в соответствии с правилами налогового учета факт оказания услуг. Минимальный объем таких документов включал акты приемки услуг. Именно они являлись первичными документами для отражения затрат в налоговом учете. Акты составляются с учетом требований ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Арбитражный суд установил, что из содержания представленных налогоплательщиком актов выполненных работ нельзя было определить, какие услуги по управлению оказывались обществу и в каком объеме, какую конкретно работу проделала управляющая компания, то есть не был отражен факт исполнения обязательств по количественным, качественным и ценовым показателям.

Согласно представленным должностным инструкциям никаких существенных изменений в обязанностях административно-управленческого персонала завода с введением функций по управлению не произошло.

Арбитражный суд не принял во внимание доводы общества относительно того, что действовавшее законодательство не содержало требований детального указания в актах сдачи-приемки услуг объема трудозатрат работников и конкретизации оказанных исполнителем услуг в рамках выполнения договорных обязательств.

При этом суд указал, что анализ положений НК РФ и арбитражной практики позволял сделать вывод, что условие об указании в актах выполненных работ детального характера выполненных работ с расчетом затрат рабочего времени сотрудников, выполнивших данные работы, носило не добровольный, а обязательный характер. Без такого отражения было невозможно определить, каким образом формировалась фактическая стоимость услуг управляющей компании.

Кроме того, в штате организации имелись профильные специализированные отделы, осуществлявшие функции (деятельность), указанные в договоре с управляющей компанией, налогоплательщик располагал кадрами с необходимой квалификацией для выполнения задач, обозначенных в качестве предмета договора с управляющей компанией.

Налоговым органом был проведен анализ финансового положения и эффективности деятельности ООО за 2002—2005 годы на основании представленных первичных документов (баланс-сведений об имущественном положении организации, отчетов о прибыли и убытках), из которого можно было сделать вывод, что, судя по состоянию и динамике показателей прибыли и рентабельности, организация получила за указанный период неудовлетворительные финансовые результаты.

При таких обстоятельствах, учитывая, что затраты на оказание услуг управления компанией налогоплательщика документально не были подтверждены и экономически не были обоснованы, арбитражный суд указал, что эти затраты не могли быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли.

Аналогичный подход отражен в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 13.03.2007 № Ф08-1068/2007-449А по делу № А22-975/2005/5-126.