Не редки ситуации, когда кассир ошибочно пробил чек на большую сумму. Что нужно сделать, чтобы избежать ответственности?

Если итоговая сумма по контрольно-кассовой ленте за день (так называемый Z-отчет) окажется больше, чем кассир фактически принял в кассу, налоговики могут обвинить организацию в неоприходовании наличных денег и оштрафовать ее по ст. 122 НК РФ даже в том случае, если два месяца с момента нарушения уже истекли. Ведь за налоговое нарушение по этой статье можно привлечь в течение трех лет со дня истечения соответствующего налогового периода (п. 1 ст. 113 НК РФ). Размер наказания составит 20 % от неуплаченной суммы налога.

Однако санкций вполне можно избежать, если во время и правильно оформить документы.

Так, если ошибка обнаружена сразу же, то «неправильный чек» не надо отдавать покупателю. Ему в таком случае нужно пробить новый чек на правильную сумму.

После этого необходимо составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3. Акт составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В нем нужно указать номер ошибочного чека (графа 4) и его сумму (графа 5). Акт подписывается кассиром, старшим кассиром или иным ответственным работником фирмы и утверждается руководителем организации. На самом чеке ставится штамп «Погашено» или просто печать фирмы, после чего его наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. При этом на сумму денег по ошибочному чеку уменьшается дневная выручка кассы, о чем делается запись в журнале кассира-операциониста. Такой порядок предусмотрен Указаниями, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Гораздо сложнее ситуация, когда ошибочный чек уже отдали покупателю. Тем не менее, нередко арбитражные суды считают, что в таком случае вполне достаточно акта по форме № КМ-3 и записей в книге кассира-операциониста. По мнению судей, отсутствие кассовых чеков не означает, что выручка не оприходована. Это говорит лишь о том, что операция по возврату денежных средств оформлена неверно. А за такое нарушение штраф не предусмотрен. Аналогичные дела были рассмотрены следующими судебными инстанциями: постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. № А56-14926/04, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1.

Но все-таки лучше не доводить дело до суда и не только оформить акт, но и запастись на случай проверки другими доказательствами того, что выручка по Z-отчету была завышена случайно и товары на самом деле покупателям не отпускались.

Например, подтвердить это можно с помощью товарного отчета, составленного за тот день, в котором была допущена ошибка. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Для убедительности заверить товарный отчет можно подписями руководителя, главного бухгалтера, а также работника, который отвечает за учет товаров на фирме. Кроме того, показать, что остаток продукции по товарному отчету совпадает с реальным остатком на складе, можно, если провести внеплановую инвентаризацию складских запасов.

Для объяснения причин расхождений можно также составить объяснительную записку кассира, а также выбить чек на возврат денежных сумм (если, конечно, кассовый аппарат может пробивать такие чеки). Если ошибочный чек пробит на очень большую сумму, можно подготовить также распечатку дневной выручки предприятия, например, за последний месяц, из которой будет видно, что Z-отчет за тот день, в котором пробит ошибочный чек, намного больше средних значений. Все эти документы должны убедить проверяющих, что действительно допущена ошибка, а не занижение выручки.