Кассовый аппарат должен учитываться в составе основных средств. Это следует из срока полезного использования кассового аппарата – более одного года. Такое положение закреплено в п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н.

Если стоимость кассового аппарата не более 10 000 руб., то в бухгалтерском учете ее списывают после ввода в эксплуатацию. Для целей налогового учета кассовый аппарат с первоначальной стоимостью менее 10 000 руб. не включается в состав амортизируемого имущества (ст. 256 НК РФ), и его стоимость относится на материальные расходы (ч. 3 п.1 ст. 254 НК РФ). Кассовый аппарат стоимостью свыше 10 000 руб. сразу списать на затраты нельзя, необходимо начислить амортизацию.

Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 кассовые аппараты (код 14 3010020) относит к средствам механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда (IV амортизационная группа). Срок полезного использования кассовой машины составляет от 5 лет и 1 месяца до 7 лет включительно. Поэтому срок службы кассового аппарата для целей налогообложения необходимо выбрать в этих границах.