Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно—хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет является активно—пассивным, а его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед предприятием или сумму перерасхода, которую не возместили.

Работники предприятия имеют право получать из кассы наличные деньги для того, чтобы использовать их в дальнейшем в интересах предприятия (произвести закупки, оплатить услуги).

За эти деньги работник обязан отчитаться в срок, установленный учетной политикой предприятия (чаще всего через 3 дня после истечения срока использования).

Такие суммы называются подотчетными, а работники, получившие их, – подотчетными лицами.

Отчет оформляется в виде авансового отчета с приложением первичных документов. После проверки и утверждения авансового отчета подотчетные суммы списываются с работника.

По некоторым видам расходов законодательством установлены нормативы. Так, при поездке в командировку работнику оплачиваются суточные (100 руб.) и стоимость проживания (до 550 руб., подтвержденная документами, и 12 руб. – без документов).

Предприятия имеют право выплатить большую сумму командировочных расходов за счет прибыли, остающейся в его распоряжении после налогообложения.

Остаток подотчетных сумм после утверждения отчета работник обязан сдать в кассу либо написать письменное заявление об их удержании из заработной платы. Удерживать подотчетные суммы без согласия сотрудника можно только по решению суда.

При расчетах подотчетных лиц с юридическими лицами наличными деньгами необходимо учитывать, что лимит расчетов между юридическими лицами наличными установлен в размере 60 000 руб. по одной сделке.

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные денежные средства под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, т. е. неиспользованные.

На основании Инструкции по применению Плана счетов подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Абзац 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ дает возможность организации удержать невозвращенные подотчетные суммы из зарплаты работника, но решение об этом работодатель вправе принять не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, учитывая ограничения ст. 138 ТК РФ и федеральных законов.