|
Документооборот – движение документа от момента
составления или получения от других предприятий до передачи в архив.
Документирование операций – это сбор, текущее
наблюдение, измерение и запись операций в документах.
Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом
предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций
на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и
системы управления.
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными
документами.
Первичный документ – это письменное доказательство
того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее
проведение.
Для отражения хозяйственных операций применяется большое
количество документов.
1. Распорядительные документы – это приказы на
совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных
записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.
2. Оправдательные документы – документы,
подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для
отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
3. Документы бухгалтерского оформления составляются
бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.
4. Комбинированные документы содержат признаки
распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в
сокращении общего количества документов.
5. Первичные документы составляются в момент
совершения хозяйственной операции.
6. Сводные документы обобщают данные первичных
документов.
7. Разовые документы оформляют одну
хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период
времени.
8. Внутренние документы составляют и используют
на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от
организаций и лиц.
Реквизиты (название документа, номер, подпись,
печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные
показатели, которые должен содержать каждый документ.
Порядок расположения реквизитов называется структурой
документа .
Виды структур:
а) анкетная – реквизиты расположены, как в
анкете, документ легко читать и заполнять;
б) табличная – реквизиты расположены в
определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;
в) типовая – такие документы используются
везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них
хозяйственных операций.
Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в
бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.
Виды проверок :
а) формальная – проверка правильности
оформления документов по форме;
б) по существу – бухгалтер определяет
законность данной хозяйственной операции;
в) арифметическая – проверка правильности
подсчетов данных документа.
Проверенные документы сортируются по определенным признакам
и по стоимостной оценке.
Проставление расценки в документах – таксировка .
После определения стоимостных показателей на каждом
документе проставляется корреспонденция счетов – контировка .
Данные сгруппированных документов заносятся в учетные
регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в
текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока
передаются в постоянный архив.
|